Порядок на рабочем столе – залог успеха

logo8Представьте себе такую ситуацию… Утро. Начало рабочего дня. Вы спешите на своё рабочее место и, подойдя ближе к своему кабинету, слышите настойчивый звонок телефона. Спешно открываете дверь и берёте трубку. На том конце провода очень важный клиент, сделки с которым Вы добивались, немалое количество времени.

Ему необходимо срочно что-то уточнить, а Вам в свою очередь нужно найти нужный документ, чтобы дать исчерпывающую информацию. Но, увы, на Вашем рабочем столе просто завал бумаг различной важности, на разбор которого как всегда не хватает времени. Вы начинаете судорожно искать то, что нужно, нервничаете, найти не получается, бегут минуты, клиент тоже начинает нервничать… Наконец документ найден, но разговор уже не клеится…

Можно с уверенностью сказать, что такие ситуации знакомы многим. Именно о них мы поговорим в этой статье. Вам приходилось корить себя за неорганизованность и в сотый раз обещать себе после очередного наведения порядка, что такого больше не повториться, но уже в самый короткий срок на столе снова образовывалась гора бумаг? Скорее всего, да.

Исходя из статистических данных, у людей, имеющих какое-либо отношение к управлению компанией, половину рабочего времени занимает бумажная работа. Отсюда вывод – если правильно организовать эту бумажную работу, то производительность труда существенно повысится. Вы забудете о том, когда последний раз брали бумаги, чтобы поработать над ними дома, или о том, когда последний раз задерживались в офисе допоздна.

С чего же начать оптимизацию работы с бумагами? Первый шаг – это правильная организация рабочего пространства. Если делать выводы опять же из данных статистики, то в большинстве рабочих кабинетов стеллажи с папками для документов расположены на противоположной от стола стороне комнаты. На первый взгляд выбор не лёгок – лучше хранить документы на таких стеллажах аккуратно разложенными по папочкам и постоянно бегать к ним в другой конец комнаты, или устроить завал на столе, зато все нужные для работы бумаги будут под рукой? Но выход из данной ситуации намного проще. Достаточно поставить стеллаж как можно ближе к рабочему столу, и уже через самое короткое время Вы заметите, насколько увеличилась производительность Вашего труда.

Второй, не менее удобный вариант хранения документации – можно установить в столе глубокие ящички, где документы располагаются вертикально, по надписям на корешках папок Вы быстро и легко найдёте именно тот документ, который Вам необходим. Такие ящики нашли широкое применение в банках и давно используются для хранения документов в странах запада.

Если по роду Вашей деятельности Вы часто пользуетесь какой-либо справочной литературой, то над столом стоит прибить настенную навесную книжную полку. Если же Вы пользуетесь специальными журнальными изданиями, то идеальным вариантом для журналов станет журнальный держатель, который не только сэкономит место в Вашем кабинете, но и среди журналов будет полный порядок. Для личных вещей удобно использовать напольные ящики.

Вторым шагом в оптимизации работы с бумагами является систематизация документации. Начинать стоит с избавления от всего старого и уже ненужного. В мусорную корзину смело можно отправить уже неактуальные рекламные буклеты и старые газеты, лишние копии документов (в случае если имеются оригиналы). Также туда могут пойти старые письма, черновики и прочие подобные бумаги.
Теперь систематизируем оставшиеся нужные бумаги. Под них лучше всего завести папки и подписать их. Не забудьте, что названия надо также хорошо продумывать, они должны быть ёмкими и конкретными. Далее папки следует рассортировать по категориям. Будет очень удобно, если для каждой категории Вы выберете свой цвет папок.

Скорее всего, после такой систематизации у Вас на столе останется небольшая стопка документов, которые вроде и не нужны, но вполне вероятно могут когда-то понадобиться. Наш совет – поместите их в архив, предварительно составив список данных документов.
Итак, все документы аккуратно разложены по папкам, осталось переместить папки на стеллажи. Но перед тем как проделать эту завершающую часть работы, составьте список всех имеющихся папок с учётом категорий, которые Вы им присвоили.
На этом работу по оптимизации бумажной работы можно считать законченной, но не забывайте, что за порядком нужно следить. Вырабатывайте в себе привычку всё и сразу класть на своё место и тогда проблем с порядком на рабочем столе у Вас никогда не будет.logo8

logo8